Anlegen eines Mailverteilers bzw. einer intelligenten Kontaktgruppe unter Mac OS X

Einleitung und Voraussetzungen

Im Folgenden wird beschrieben, wie innerhalb der Kontakte auf Mac OS Systemen intelligente Kontaktgruppen bzw. Mailverteiler erstellt und verwendet werden können.

Die Voraussetzungen für das Erstellen einer intelligenten Kontaktgruppe sind wie folgt:

  • Die Kontakte, die in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden sollen, müssen als Kontakteintrag auf dem System vorhanden sein.
  • Alle Kontakte, die in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden sollen, müssen ein bestimmtes Merkmal aufweisen, anhand dessen sie der intelligenten Gruppe zugeordnet werden können.

Setzen eines eindeutigen Kontaktmerkmals für die Zuordnung zu einer intelligenten Kontaktgruppe

Wie aus den vorab beschriebenen Voraussetzungen hervorgeht, wird ein bestimmtes Merkmal benötigt, um die Zuordnung von einzelnen Kontakten zu einer intelligenten Kontaktgruppe zu ermöglichen. Entweder dieses Merkmal ist sowieso innerhalb der Daten der einzelnen Kontakte vorhanden, z.B. ein bestimmter für alle betreffenden Kontakte gleicher Nachname, oder dieses Merkmal muss händisch hinzugefügt werden.

So kann z.B. das Notiz-Feld jedes Kontakteintrages dafür verwendet werden, ein bestimmtes eindeutiges Kontaktmerkmal zu definieren. Möchte man z.B. alle Kontakte markieren, die Mitglied eines Vereins sind, könnte man in das Notiz-Feld all dieser Kontakte das Stichwort „Vereinsmitglied“ schreiben.

Bevor es also mit dem Anlegen der eigentlichen intelligenten Kontaktgruppe los geht, muss über die Kontakte-App auf dem Mac jeder Kontakt, der später in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden soll, eindeutig gekennzeichnet werden, was einfach durch die Bearbeitung der entsprechenden Kontakte und das Hinzufügen eines bestimmten Stichwortes in das Notiz-Feld erreicht werden kann.

Anlegen der intelligenten Kontaktgruppe

Nachdem die Kontakte entsprechend vorbereitet und ein eindeutiges Merkmal für die Mitgliedschaft in einer intelligenten Kontaktgruppe gespeichert wurde, kann die Gruppe angelegt werden. Dazu muss vorab gesagt werden, dass es zwei unterschiedliche Gruppentypen unter Mac OS gibt:

  • Normale Gruppen: In normale Gruppen können Kontakte händisch verschoben bzw. direkt dort angelegt werden, die Gruppenmitglieder müssen also händisch verwaltet werden. Eine normale Gruppe ist z.B. die standardmäßig angelegte Gruppe „Alle auf meinem Mac“.
  • Intelligente Gruppen: In intelligente Gruppen werden die Kontakte automatisch und dynamisch eingefügt, die anhand eines bestimmten Filtermerkmals dieser Gruppe zugeordnet werden können. Das heißt, dass die eigentlichen Kontakte nicht direkt in dieser Gruppe gespeichert werden und z.B. eigentlich in der Gruppe „Alle auf meinem Mac“ gespeichert sind, durch das Filtermerkmal tauchen diese Kontakte aber quasi virtuell auch noch in der intelligenten Kontaktgruppe auf. Änderungen an Kontakteinträgen wirken sich sofort auf die Kontakte in einer intelligenten Gruppe aus, solange das Filtermerkmal, das die Zugehörigkeit in die intelligente Gruppe festlegt, aber nicht verändert wird, bleibt die Zugehörigkeit zur Gruppe und die für die einzelnen Kontakte hinterlegten Daten für die intelligente Gruppe transparent.

Im folgenden soll also nun endlich eine intelligente Kontaktgruppe mit dem Namen „Vereinsmitglieder“ mit Hilfe des gesetzten Filtermerkmals „Vereinsmitglied“ erstellt werden, dass im Abschnitt zuvor in das Notiz-Feld jedes betreffenden Kontaktes eingefügt wurde. Folgende Schritte sind dazu nötig:

  1. Öffnen der Kontakte-App auf dem Mac.
  2. Über das Ablage-Menü den Menüpunkt „Neue intelligente Gruppe“ auswählen.
  3. Im folgenden Dialog zuerst den Namen der intelligenten Gruppe angeben, in unserem Fall also „Vereinsmitglieder“.
  4. Mittels VO + Pfeilrechts zwei Einträge nach rechts navigieren und mit dem Rollbereich für „Enthält die Visitenkarten mit folgender Eigenschaft“ interagieren.
  5. Nun muss das Filterkriterium, also das Wort „Vereinsmitglied“ innerhalb des Notiz-Feldes einer Visitenkarte, angegeben werden. Dazu wird das ganz linke Einblendmenü geöffnet und dort der Eintrag „Notizen“ ausgewählt. Das zweite Einblendmenü, in dem der Eintrag „enthält“ vorausgewählt ist, wird nicht verändert. Im Eingabefeld direkt rechts neben dem zweiten Einblendmenü wird nun das Stichwort, also „Vereinsmitglied“, eingegeben.
  6. Nun ist das Filterkriterium festgelegt und ein Name für die neue intelligente Gruppe wurde vergeben, die Erstellung kann also beendet werden. Dazu wird die Interaktion mit dem Rollbereich für die Filterkriterien beendet und die Gruppe mit Hilfe des OK-Schalters gespeichert.
  7. Wandert man nun mit VO und den Pfeiltasten durch die Kontakte-App, kann die neue intelligente Gruppe in der ganz linken Tabelle gefunden, ausgewählt und, falls gewünscht, auch mittels CMD + Backspace wieder gelöscht werden.

    Verwendung der intelligenten Gruppe in den verschiedenen Anwendungen unter Mac OS

    Die Verwendung der neuen intelligenten Gruppe „Vereinsmitglieder“ innerhalb der verschiedenen Anwendungen, die mit intelligenten Gruppen arbeiten können, ist denkbar einfach.

    Möchte man z.B. eine Mail an alle Mitglieder der der intelligenten Gruppe schreiben, so öffnet man in der Mail-App die Maske für das Erstellen einer neuen Mail und schreibt in das An-Feld einfach den Namen der intelligenten Gruppe, in unserem Beispiel also „Vereinsmitglieder“. Die Mail-App sucht innerhalb der Kontakte nach der Gruppe und fügt automatisch alle Mitglieder, die in der intelligenten Gruppe sind und ihrer Visitenkarte eine oder mehrere Mailadressen hinterlegt haben, in das An-Feld hinzu.

    Genauso kann in der Nachrichten-App an alle Mitglieder, die den Empfang von iMessages aktiviert haben, mit Hilfe der intelligenten Gruppe eine Nachricht geschickt werden.

    Zu beachten ist, dass die virtuelle Gruppe nur lokal auf dem Mac existiert und nicht auch auf anderen Geräten, wie z.B. anderen Mac-Rechnern oder dem iPhone, erscheint. Möchte man Gruppen geräteübergreifend verwenden, müssen normale und keine intelligenten Gruppen eingerichtet und verwendet werden.

    Schlussbemerkung

    Ich hoffe diese Beschreibung konnte die Erstellung und Verwendung von intelligenten Kontaktgruppen auf dem Mac einigermaßen verständlich und anschaulich beschreiben. Falls sich Fehler eingeschlichen haben oder ich etwas nicht ausreichend oder falsch erklärt haben sollte, würde ich mich über eine kurze Rückmeldung über die Kommentarfunktion bzw. das Kontaktformular dieser Seite sehr freuen. Genauso freue ich mich natürlich auch über positives Feedback :-).

    Viel Spaß mit der Anleitung und viel Erfolg bei der Verwendung von intelligenten Kontaktgruppen!

17 Kommentare:

  1. Hallo und danke für die ausführliche Beschreibung.
    Ich habe noch eine Frage:
    Wenn ich möchte, dass die anderen Adressen meiner intelligenten Gruppe nicht angezeigt werden, was muss ich da tun?
    Ich bin etwas irritiert, da das bisher, wenn ich eine Mail an eine Gruppe geschickt hatte immer der Fall war und nun habe ich eine neue intelligente Gruppe aufgemacht und bei dieser Mail waren plötzlich alle anderen Adressen für alle sichtbar.
    Hast Du da eine Idee zu?
    Wie kann ich sicher gehen, dass die Adressen nicht gezeigt werden?
    Mit herzlichem Dank : )
    Susanne

    1. Hallo Susanne,

      ich bin mir nicht sicher, ob ich deine Frage richtig verstanden habe, aber ich glaube du möchtest, dass die Empfänger eines Verteilers die anderen Adressen, die im Verteiler stehen, nicht gesehen werden können, oder?

      Wenn das so ist, dann Trage den Namen der Verteilerliste ins BCC-Feld des Mailprogramms ein. Dadurch werden alle Mitglieder des Verteilers via BCC angeschrieben, d.h. niemand kann die Empfängeradressen sehen.

      War es das, wonach du gesucht hast?

      Ciao,

      Schöpp

      1. ja genau, das meinte ich!
        und in das Feld „An:“ schreibe ich dann nichts? Oder meine eigene Adresse?
        Mit herzlichem Dank & Grüßen durch die Sonne,
        Susanne

  2. super anleitung!
    noch eine frage: wie kann ich im emailverteiler pro kontakt auch mehrere Emailadressen erfassen und versenden?

    lg anita

  3. Hallo !!
    Danke für die tolle Ausführung.Habe aber ein Problem.Bei meinen intelligenten Gruppen werden nicht alle Namen zum Mailprogramme übernommen.Alle Kontakte sind mehrmals erneuert worden.Es werden z.B. Namen mit J,H und teilweise K nicht angezeigt.Muß immer beim Mail schreiben nacharbeiten.
    Im voraus Danke für die Hilfe.
    Mit freundlichen Grüßen G.Weinhold

    1. Hallo Günter,

      in der Beschreibung für die ERstellung einer intelligenten Kontaktgruppe steht ja, dass es ein eindeutiges Kontaktmerkmal braucht, damit eine Gruppenzuordnung stattfinden kann. Für mich hört sich dein Problem danach an, dass dieses eindeutige Merkmal für die Kontakte nicht vorhanden ist, die bei dir nicht angezeigt werden. Hast du das schon mal überprüft und bist du dir sicher, dass dieses eindeutige Merkmal wirklich existiert? Nach welchem Kriterium ordnest du deine Kontakte der intelligenten Gruppe zu?

      Viele Grüße,

      Schöppi

  4. Die eindeutigen Merkmale sind in Notiz eingetragen : Tanzen und Rad.Nachdem ich geschrieben hatte fand ich den Fehler.Diese genannten Kontakte waren doppelt.Was macht man – einen Löschen.Kam aber nicht drauf das in den übrigen Kontakten keine Internetadresse steht. Also eingetragen und es funktioniert tadellos.Wie heißt es : aus Fehlern lernt man.Trotsdem Danke für deine Hilfe.Ohne diesen Formbeitrag hätte ich es nicht hin bekommen. Günter

  5. Vielen Dank für den Beitrag. Damit habe ich gerade meine erste virtuelle Gruppe erstellt. Bisher brauchte ich die nicht und eben ging das ratz fatz. 🙂

    Gruß aus Hamburg

    Peter Groth

  6. Hallo Schoeppi!

    Auf der Suche nach einer Möglichkeit, unter Apple Mail (Mac) einen Mailverteiler einzurichten, bin ich auf diese Seite hier gestoßen. Interessant, aber meiner Meinung doch ein bisschen zu umständlich, die Sache mit der Erstellung einer „intelligenten Kontaktgruppe“, die du ja eingangs als Voraussetzung nennst.

    Wenn man einen einfachen Mailverteiler erstellen will, geht das auch einfacher. Ich bin wie folgt vorgegangen:

    1. Kontakte App öffnen.
    2. Auf das Pluszeichen unten klicken und den Eintrag „Neue Gruppe“ anklicken.
    3. Der neuen Gruppe einen Namen geben, zum Beispiel – um bei deinem Beispiel zu bleiben – „Vereinsmitglieder“.
    4. Der Curser steht nun auf der neuen Gruppe. Jetzt wieder das Pluszeichen klicken, diesmal aber „Neuer Kontakt“ anklicken. Und jetzt in das Feld für E-Mail eine E-Mail-Adresse reinkopieren, dann auf „Fertig“ klicken. Und so verfährt man dann mit allen weiteren E-Mail-Adressen, die man im Mailverteiler haben möchte.
    Fertig ich die Verteilerliste.

    Das geht erheblich schneller, weil man pro Kontakt wirklich nur ein Feld – nämlich das der E-Mail-Adresse – füllen muss. Man brauch keinen Vor- und Zunamen eingeben UND man muss auch nicht – wie bei deiner Methode – zusätzlich auch noch das Notiz-Feld mit z.B. „Vereinsmitglied“ füllen.

    Wenn man jetzt eine Mail an alle im Verteiler befindlichen Personen versenden möchte, gibt man im „An“-Feld seine eigene E-Mail-Adresse ein und im BCC-Feld tippt man die ersten Buchstaben der erstellen Gruppe ein, bis der volle Gruppenname erscheint, klickt diesen doppelt an -> schon stehen alle in dieser Gruppe hinterlegten E-Mail-Adressen im BCC-Feld.

    Ich habe deine Intension schon verstanden. Die von dir beschriebene Verfahrensweise ist sicherlich sinnvoll für z.B. einen Vereinsvorstand, der sein Adressbuch akribisch pflegt und dort alle Vereinsmitglieder mir Vor- und Zunamen und Adresse usw. einträgt, und dann im Notiz-Feld noch „Vereinsmitglied“ einträgt, sodass sich z.B. ein neu hinzugekommenes Vereinsmitglied quasi automatisch von selbst in den Mailverteiler einträgt. Aber für eine ganz normaler Verteilerliste, wo auch oft nur die E-Mail-Adresse des Interessenten vorhanden und eigentlich auch nicht mehr nötig ist, ist die von mir genannte Variante sicherlich vorzuziehen.

    Mit freundlichen Grüßen
    Andreas

    1. Hallo Andreas,

      vielen Dank für deinen Kommentar und deine Beschreibung, wie ein nicht intelligenter Mailverteiler erstellt werden kann. So wie du es beschreibst, geht es natürlich auch, allerdings ist das Ganze dann nicht so dynamisch, aber das hast du ja selbst schon so geschrieben. Ich wollte damals was Dynamisches haben bzw. habe es für meinen Anwendungsfalls so benötigt, deshalb bin ich seiner Zeit so vorgegangen, wer das aber nicht benötigt und den Verteiler eher statisch verwalten möchte, sollte wahrscheinlich wirklich eher so vorgehen, wie du es beschriebst.

      Wenn ich mal Zeit dazu habe, passe ich den Beitrag mit deiner Beschreibung an und baue deine Art einen Verteiler zu verwalten mit ein.

      Ciao und nochmal Danke,

      Schöpp

  7. Gute Anleitung, danke. Ich stehe vor diesem Problem: In meiner intelligenten Gruppe haben alle Kontakte zwei Adressen: Dienstlich und Privat. Wie kann ich erreichen, dass ich beim Versenden zum Beispiel nur an dienstliche Adressen versende, ohne in der Mail die Adressen händisch zu wählen? Also quasi: schreibe eine Mail an die intelligente Gruppe X aber verwende nur die Adressen, die unter dienstlich gespeichert sind.
    Vielen Dank!

  8. Hallo Schöppi,
    ich würde gerne eine Newsletter Gruppe erstellen. Nach deiner ausführlichen Beschreibung scheint mir das Ganze relativ einfach zu sein. Super, vielen Dank.
    Ein Problem habe ich dennoch: Gibt es eine Möglichkeit die e-mail Kontakte die von mir nie im Adressbuch abgespeichert wurden automatisch zu erfassen und ins Adressbuch zu übernehmen?
    Also ich spreche von allen emails die ich im laufe der Jahre empfangen oder abgeschickt habe ohne die Adresse im Adressbuch zu speichern.
    Vielen Dank
    Mit freunlichen Grüßen
    Julia

    1. Hallo Julia,

      ich versteh was du vor hast, mir ist jedoch leider keine Möglichkeit bekannt, wie das automatisch umgesetzt werden kann. Wahrscheinlich musst du das wirklich händisch machen :-(.

      Ciao,

      Schöppi

  9. Hallo Schöppi,

    vielen Dank für deine sehr ausführliche und verständliche Erklärung. Alles kapiert und angelegt. Ein Problem ist mir allerdings unerklärlich. Hab alles nach deiner Anleitung gemacht und dachte die Kontakte, die ich neu in mein Adressbuch eingebe werden automatisch hinzugefügt, wenn ich im Notiz-Feld meinen Gruppennamen hinzufüge. Dem ist aber nicht so? 🙁

    Kannst du mir hier weiterhelfen?
    LG
    Julia D.

  10. Hi Julia,

    eigentlich sollte es schon ausreichen, dass beim Hinzufügen eines neuen Kontaktes zu einer virtuellen Gruppe das Filterkriterium, welches die Kontakte zu einer Gruppe zusammenfügt, mit angegeben wird.

    bist du dir sicher, dass du genau dieses Kriterium für neue Kontakte mit angibst? Stehen beim problematischem Kontakt evtl. noch andere Dinge mit im Feld für die Notizen?

    Ciao,

    Schöpp

  11. Hallo
    Alles klar. Danke schön.
    Und doch noch etwas:
    Gruppe erstellt. Mail eröffnet. Im „An“-Feld Gruppe eingegeben und dann:
    Die Adressen werden willkürlich eingesetzt. Heisst, nicht alphabetisch.
    Was mache ich falsch? Im Adressbuch alles alphabetisch. In der Email jedoch nicht… und das erschwert den Überblick, wer bekommt jetzt diese Email, doch sehr.
    Besten Dank für einen Tip!

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